La Coordination Générale
Objectifs:
Faciliter efficacement la gestion et le suivi du programme global de la Fédération Nationale.
Assurer l’alignement des objectifs de chaque commission avec ceux déclinés et validés initialement par le conseil d’administration.
Composition:
Le plan organisationnel de la gouvernance s’appuie sur trois organes distinctes :
Un conseil d’administration qui réunit les responsables de chaque fédération régionale, sous la direction du responsable de la fédération nationale et le coordinateur général.
Un comité de coordination constitué par le coordinateur général, du président de la fédération et les responsables de chaque commission.
Les commissions constituées du responsable de la commission et de ses membres.
Conseil d’administration:
Le conseil d’administration doit être garant de la gouvernance des projets de la fédération nationale qui s’inscrivent dans la roadmap des différentes commissions.
Il doit, veiller à ce que les objectifs globaux reposant sur la vision de la fédération soient atteints, s’assurer que les difficultés sont gérées de façon appropriée et vérifier que les ressources de la fédération (humaines, financières, matérielles…) sont utilisées de manière appropriée.
Le conseil d’administration doit être piloté par le président de la fédération et son coordinateur général.
Le conseil d’administration doit se réunir au minimum une fois
par trimestre pour discuter des programmes en cours d’exécution (aborder les difficultés, mesurer les risques potentiels, proposer des solutions,
prendre des décisions…). Des réunions extraordinaires peuvent être organisées sur demande du responsable et en fonction des besoins,
Les membres du conseil d’administration doivent tenir des rencontres physiques au moins une fois dans l’année pour évaluer ensemble les objectifs et dresser un plan d’action global pour réaliser le reste à faire.
Le coordinateur général doit coordonner l’organisation des réunions téléphoniques et des rencontres en collaboration avec le président de la fédération et coordonner les actions avec les différentes commissions. Il doit être le trait d’union entre le conseil d’administration et les commissions.
Un rapport détaillé doit être rédigé à l’occasion et une communication officielle doit être faite à l’échelle nationale pour garantir une meilleure transparence auprès de la communauté mouride de France et favoriser leur implication en conséquence.
Cette communication doit être rigoureusement préparée sous la direction du responsable de la commission communication et du coordinateur général et validée par le conseil d’administration avant diffusion officielle.
Comité de coordination:
Le comité de coordination est composé du président de la fédération du coordinateur général et les responsables des commissions.
Le président et le coordinateur général doivent impérativement suivre de près l’état d’avancement des objectifs de chaque commission de la fédération nationale.
Le coordinateur général doit être garant de l’organisation et l’animation des réunions de coordination et de suivi.
Le comité doit tenir des réunions tous les mois avec les responsables des commissions. À cette occasion les responsables des commissions doivent essentiellement remonter les difficultés et proposer ou échanger sur des potentielles solutions alternatives.
A l’issue de chaque rencontre un compte rendu de réunion doit être présenté aux différentes responsables de commissions.
Des rapports trimestriels doivent être présentés aux différentes fédérations régionales qui à leur tour doivent communiquer avec leurs dahras respectives qui leur constituent
Le comité de coordination doit veiller à ce qu’une communication permanente constructive soit établie entre la fédération nationale, les fédérations régionales et les dahras qui les constituent.
Les commissions:
Les commissions ont pour rôle de mettre en œuvre les orientations de la fédération. Elles ont pour rôle d’exécution et de réalisation des objectifs de la fédération.
Chaque commission doit dresser sa feuille de route annuelle qui doit être soumise au conseil d’administration pour revue et validation.
Les responsables des commissions doivent veiller à ce que les projets retenus permettent à la fédération d’assumer pleinement ses responsabilités auprès de la communauté mouride de France.
Elles sont composées du responsable de son secrétaire et les membres qui les composent.
Chaque commission doit tenir des réunions régulières au moins une fois pas mois au minimum et suivant les besoins de chaque commission
Une rencontre annuelle doit être organisée par chaque responsable de commission avec la présence obligatoire (sauf en cas de force majeur) des membres de sa commission pour évaluer les objectifs et rediscuter des objectifs initialement définis.
A l’issue de chaque rencontre un rapport d’activités doit être présenté au conseil d’administration de la fédération nationale.
Les différents rapports des commissions publiés dans l’année constitueront la base du bilan annuel de chaque commission.
Les responsables de commissions en collaboration avec la coordination générale doivent assurer une proche collaboration avec les principales parties prenantes (membres de commission, conseil d’administration, fédérations régionales et villes) afin que tout le monde soit informé et impliqué tout au long de l’année.
Les objectifs de chaque commission présentés sur la feuille de route doivent faire l’objet d’évaluation trimestrielle sur une base de quatre grandes phases (de Q1 à Q4). De ce point de vue, chaque commission doit définir en amont des objectifs mesurables à atteindre dans l’année alignant ainsi au système de pilotage défini. Cela nous permettra de gérer rigoureusement et efficacement les objectifs de chaque commission dans les délais impartis.
Coordonnateur Général:
Khadim GUEYE
Contact:
Email: coordonnateur@toubafrance.fr